VRIJWILLIGERSWERK BIJ POLKA

Stichting POLKA heeft als doel de situatie van Poolse vrouwen te verbeteren en versterken alsmede hun maatschappelijke- en arbeidsparticipatie en economische zelfredzaamheid te bevorderen. En dit alles om het leven voor Poolse vrouwen in Nederland gemakkelijker te maken, zodat zowel zij als hun gezinnen zich sneller en gemakkelijker in de lokale samenleving kunnen integreren en zich hier dus echt thuis kunnen voelen.

Vrijwilligerswerk bij Stichting Polka biedt mogelijkheden voor mensen die actief betrokken willen zijn bij de lokale samenleving in onze stad. Het is voor ons van groot belang de juiste voorwaarden te scheppen voor onze vrijwilligers. Op deze manier kunnen we hen in staat te stellen zowel hun talenten bij ons te ontwikkelen als op een bewuste en verantwoordelijke manier met hun leven om te gaan.

Bij onze stichting hechten wij er groot belang aan dat elke vrijwilliger goed geïnformeerd is over haar/zijn taken en over wat er van haar/hem wordt verwacht.

Het is voor ons ook heel belangrijk dat al onze vrijwilligers zich bewust zijn van onze missie en de gedragscode die wij hebben opgesteld en dat zij zich daaraan houden.

Net als onze medewerkers zijn vrijwilligers een essentieel onderdeel van onze organisatie. Dankzij hen kunnen wij een breed scala aan activiteiten aanbieden. Door hun enthousiasme en inzet zijn zij de echte drijvende kracht achter alles wat wij doen.

En daarom hebben wij, met dit alles in gedachten, een document opgesteld dat leidend is voor het vrijwilligerswerk bij POLKA. Lees het vrijwilligersbeleid van Stichting POLKA.

SAMENVATTING

Doel van het vrijwilligersbeleid

Binnen een organisatie is het van belang om taken, verantwoordelijkheden, rechten en plichten van vrijwilligers vast te leggen. Het doel hiervan is om duidelijkheid te scheppen en het functioneren van zowel de vrijwilligers als de hele organisatie te verbeteren. Dit geheel aan afspraken heeft Stichting POLKA in het vrijwilligersbeleid vastgelegd.

Dit vrijwilligersbeleid is van toepassing op alle vrijwilligers die binnen Stichting POLKA werkzaam zijn.

Definitie van vrijwilligerswerk

Stichting POLKA hanteert zoals overheidsinstanties de volgende definitie: “Vrijwilligerswerk is werk dat in enig georganiseerd verband, onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve van anderen of de samenleving”

Uitgangspunten voor vrijwilligerswerk bij Stichting POLKA:

• de vrijwilligers worden gezien als volwaardig onderdeel van de Stichting met eigen verantwoordelijkheden;
• de vrijwilligers werken binnen geldende huisregels welke zijn vastgelegd;
• de vrijwilligers werken onder leiding en toezicht van een coördinator /begeleider;
• de vrijwilligers zijn betrokken en enthousiast, werken voor hun plezier, het vrijwilligerswerk moet zinvol zijn;
• de vrijwilligers onderschrijven de missie, visie en doelstelling van de Stichting;
• de vrijwilligers zijn onbetaalde krachten.

Onderscheid betaalde krachten en vrijwilligers

Binnen Stichting POLKA bestaat een duidelijk onderscheid tussen beroepskrachten en vrijwilligers. Beroepskrachten zijn allen, die vanuit een betaalde functie werkzaamheden verrichten voor de organisatie. Beroepskrachten worden aangesteld op basis van hun door opleiding en ervaring verkregen kennis en vaardigheden en zijn eindverantwoordelijk voor het uitvoeren en verantwoorden van het beleid en strategische en tactische plannen.

Vrijwilligers worden geplaatst op basis van hun interesses, competenties en motivatie. Beide groepen hebben eigen taken en verantwoordelijkheden.

De vrijwilligerswerk- en projectgroepen (clusters)

Stichting POLKA is een organisatie die verschillende uitdagingen aangaat en die rond diverse thema’s werkzaam is. Daarom werken onze vrijwilligers in verschillende werk- en projectgroepen.

Een werkgroep/cluster wordt opgericht voor een langere periode en is bij oprichting bedoeld voor onbepaalde duur en is gericht op de inhoudelijke werking, dagelijkse handelingen van Stichting POLKA en organisatie van wekelijkse/ kleinschalige activiteiten op de vaste locatie of daarbuiten.

Projectgroepen worden in het leven geroepen bij grotere projecten én voor een bepaalde duur. Voor Stichting POLKA zijn dit bijkomende activiteiten die los van de basiswerking worden georganiseerd.

Op basis van motieven, wensen, behoeften, kenmerken en betrokkenheid van vrijwilligers verdelen wij onze vrijwilligers als volgt:

• Incidentele vrijwilliger – vrijwilligers die eenmalig of een enkele keer meehelpen bij de uitvoering van een activiteit, maar niet met regelmaat.
• Reguliere vrijwilliger – vrijwilligers die zich regelmatig bezighouden met de feitelijke uitvoering van hun taakgebieden en begeleiding en aansturing nodig hebben waarbij een duidelijke definitie van taken en toezicht op de uitvoering ervan essentieel zijn. In de eerste twee maanden van haar/zijn werkzaamheden (oriëntatieperiode) heeft deze vrijwilliger een status van aspirant-vrijwilliger.
• Coördinerende/ondernemende vrijwilliger (clustercoördinator) – vrijwilligers die geregeld als vrijwilliger optreden en deelnemen aan de activiteiten en daarnaast ook een coördinerende en ondernemende rol op zich nemen in het proces. Dit zijn rolmodellen voor andere vrijwilligers en hebben als missie de rest van de vrijwilligersgroep te stimuleren om nieuwe stappen in hun leven te durven te zetten en verantwoordelijkheid op zich te nemen.
• Vrijwilligerscoördinator – vrijwilliger die nauw samenwerkt met de algemeen coördinator van de Stichting en verantwoordelijk is voor de uitvoering van het vrijwilligersbeleid.
• Bestuurlijke vrijwilliger – vrijwilligers die een besturende en toezichthoudende rol hebben en verantwoordelijk zijn voor de grotere strategische beslissingen.

Rechten en plichten van de vrijwilligers

Vrijwilligers hebben rechten en plichten. Vrijwilligerswerk is vrijwillig maar niet vrijblijvend.

Rechten van de vrijwilligers

De vrijwilliger heeft het recht op:

• een goede werving, kennismakings- en inwerkperiode tijdens de oriëntatieperiode als aspirant-vrijwilliger;
• een vrijwilligersovereenkomst waarin met iedere vrijwilliger duidelijke afspraken over de inzet worden vastgelegd;
• een persoonlijke- en groepsbegeleiding;
• tenminste een keer per jaar een individueel begeleidingsgesprek over de voortgang, persoonlijke wensen, deskundigheidsbevordering en het functioneren;
• de evaluatie en het afscheid van de vrijwilliger, inclusief nazorg met attenties en alle benodigde registratie;
• een vast aanspreekpunt en bij conflicten of klachten kan vrijwilliger  om bemiddeling vragen aan de vrijwilligerscoördinator of zich wenden aan vertrouwenspersoon;
• een getuigschrift (Bijlage VIII) of referentie op verzoek van vrijwilliger na beëindiging van de werkzaamheden;
• informatie, overleg en scholing voor zover gewenst en noodzakelijk in het kader van het goed kunnen uitvoeren van het vrijwilligerswerk;
• dezelfde respectvolle bejegening als het personeel;
• de verzekering van de Haagse Polis Haagse-Polis.pdf (pepdenhaag.nl);
• attenties en eventuele vrijwilligers-/onkostenvergoedingen zoals beschreven in het vrijwilligersbeleid (zie punt 3.5.5 en 3.5.6);
• zorgvuldige behandeling van de persoonlijke gegevens en privacy van de vrijwilliger;
• activiteiten die bevorderend zijn voor de algehele sfeer en onderlinge verstandhouding.

Plichten van de vrijwilligers

De vrijwilliger heeft de plicht om:

• zich te conformeren aan het Vrijwilligersbeleid, de Gedragscode (Bijlage III) en de Huisregels (Bijlage IV) van Stichting POLKA;
• zorg te dragen voor de goede naam van de Stichting en haar waardig te vertegenwoordigen en er niet tegen op te treden zowel tijdens de samenwerking als na de beëindiging ervan. Wij vragen van de vrijwilligers dat ze de visie van Stichting POLKA onderschrijven en dat ze ook tegenover derden loyaal aan de Stichting en een visitekaartje van de organisatie zijn.
• zich te onthouden van mededelingen aan derden omtrent zaken die hem/haar uit zijn/haar positie als vrijwilliger bekend geworden zijn, zowel over (het bestuur van) de Stichting, haar medewerkers als de mede-vrijwilligers en deelnemers aan activiteiten. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de vrijwilligersovereenkomst.
• de vooraf afgesproken taken uit te voeren;
• bij verhindering dit tijdig te melden; verhindering van de projectuitvoering/taakuitvoering  minimaal 24 uur van te voren te melden;
• melding te doen van incidenten, bij de desbetreffende verantwoordelijke, algemene- of vrijwilligerscoördinator;
• het eigendom van de Stichting te beschermen, evenals zorgvuldig om te gaan met medevrijwilligers en deelnemers aan activiteiten. Dit is inclusief het intellectuele eigendom van de organisatie.
• Na het einde van de samenwerking is de vrijwilliger verplicht om alle materialen, informatie en andere materialen die verband houden met de activiteiten van de organisatie over te dragen aan de clustercoördinator en deze van hun elektronische apparaten te verwijderen.
• integriteit te tonen; dat wil zeggen dat de vrijwilliger eerlijk en oprecht is (zegt wat hij/zij doet en doet wat hij/zij zegt) en integer handelt. Dat betekent dat zij/hij de taken binnen haar/ zijn functie zorgvuldig en volgens de geldende normen en waarden uitvoert
• geheimhouding waarbij een grote zorg en toewijding vereist is t.a.v. persoonsgebonden zaken waar het privacyreglement op van toepassing is en belangrijke zaken die hem/ haar uit hoofde van de werkzaamheden ter kennis komt. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de vrijwilligerswerkzaamheden;
• de rechten van intellectuele eigendom, zowel in Nederland als elders, op de kortst mogelijke termijn aan de Stichting over te dragen, voor zover deze rechten niet reeds krachtens de wet en/of overeenkomst aan de Stichting toekomen.

Kwaliteitskeurmerk

PEP geeft het kwaliteitskeurmerk Het Haags Keurmerk (HKV) aan kleinere Vrijwilligersorganisaties. Met een keurmerk wil Stichting POLKA aan vrijwilligers, fondsen en subsidieverstrekkers laten zien dat zij de zaken rond vrijwilligerswerk goed op orde heeft.

Stichting POLKA heeft deze onderscheiding in 2022 behaald. Dit keurmerk is geldig tot 31-12-2026.